Pour des réunions qui marchent (vraiment) !

En aout 2019, j’ai partagé sur Facebook un article portant sur les manières de réinventer l’art de la réunion. Je vous invite à lire cet article avant d’aller plus loin : https://www.welcometothejungle.com/fr/articles/co-waking-alternative-reunion?fbclidi=Iw Aans ddddDR32_IpCaIcIb-rQyxv552b9rMMEhWc07z9DGEwEKuArzSMzvHNw0BG5xIc

Une des pistes qui y sont données pour organiser des rencontres plus productives est de les animer en marchant. Quelle idée géniale ! Par contre, comment est-il possible de lui faire faire du chemin dans nos entreprises ? Concrètement, quand vient le temps de mettre leurs bottes et de sortir à l’extérieur (et, surtout, de leur zone de confort !), nos collaborateurs trouvent l’idée pas mal moins géniale que nous… Encore moins lorsqu’il fait vingt degrés sous zéro. En voulant faire différent et en innovant, on rencontre vite des réticences.

Il est certain que l’on enfile trop de réunions dans notre quotidien. Une réunion par-ci, une réunion pour cela, et cetera!  Nos horaires croulent sous les conférences à deux, à quatre, à dix.  Mais quel temps nous reste-t-il pour travailler et gérer nos priorités ? 

Il y a tellement de rencontres dans leurs agendas que les gens ne se préparent même plus pour y assister. Qui pis est, une fois tout le monde assis, il faut rappeler les points de la dernière rencontre et nous n’avons ensuite parfois plus de temps pour prendre des décisions. Pire : par manque de temps pour éplucher tous les sujets, il faut planifier un autre rendez-vous. Complètement improductif ! Sans compter qu’il faut rédiger des ordres du jour, des procès–verbaux, des résumés… Aux grands maux, les grands moyens. J’ai décidé de soigner ma réunionite.

Amant de la nature, j’aime me promener dans la forêt ou sur le bord de l’eau. Bouger me fait du bien au corps, mais surtout à l’esprit!  Après une bonne marche, tout apparaît plus clair dans ma tête et mes pensées sont bien alignées. Alors, pourquoi ne pas tenter de régler des dossiers, tout en prenant une bouffée d’air ? Qu’est-ce que cela coûte d’essayer ? Comme plusieurs de mes rencontres se passent au téléphone, j’ai réalisé que je pourrais les tenir en marchant, dans un environnement qui me plait et qui stimule mes neurones.

Dehors, la réunion !

Avec quelques collaborateurs plus aventureux de mon équipe, nous avons décidé d’intégrer cette nouvelle pratique : tenir nos rencontres en nous promenant dans la nature. Quand j’ai proposé cette méthode, j’ai eu droit à de l’étonnement et à plusieurs questions.  Ces fameux « oui, mais… »  « Oui, mais s’il ne fait pas beau ? » « Oui, mais s’il pleut ? »

Je ne sais pas pour vous, mais moi, je n’ai aucun contrôle sur la météo (comme sur un million d’autres choses dans cet univers !). Alors, ne nous cassons pas la tête pour ces trucs que nous ne maîtrisons pas.  S’il pleut, il pleuvra.  Notre bureau est situé dans un centre commercial. On peut marcher dans un centre commercial?  Oui ! D’accord, j’avoue que cela a l’air un peu louche de faire le tour de l’allée 30 fois en une heure sans entrer dans une seule boutique, mais bon…  Le ridicule ne tue pas, même au centre d’achats!  Il y a toujours des solutions quand nous avons réellement la volonté de changer des choses.

J’ai réalisé ma première tentative le 31 octobre 2019.  Avec mon collègue Maxime, nous avons décidé (lire : j’ai fortement suggéré) d’aller marcher au parc des Chutes, à Rivière-du-Loup. 

Voici le commentaire de Maxime :

Lorsque Hugo m’a invité à une rencontre à l’extérieur, j’ai d’abord été perplexe. Pourquoi faire cette rencontre hors de nos bureaux ? Ne sont-ils pas assez beaux ou invitants ? Peut-être un sujet délicat s’est-il ajouté à l’ordre du jour ? Un mélange d’excitation et d’appréhension s’est alors imposé dans ma tête.

J’ai néanmoins accepté l’invitation, ne sachant trop à quoi m’attendre. La journée venue, il pleuvait dehors. Un air maussade reposait sur la ville. « On y va quand même », fut la réponse de mon patron lorsque je lui ai fait remarquer.

La rencontre s’est déroulée naturellement, au fil des sentiers du parc des Chutes. Les sujets se sont succédé comme les arbres sur notre chemin, et le temps a filé. Au cours de la rencontre, je n’ai jamais senti le besoin de regarder ma montre ni éprouvé le désir de retourner rapidement à mon bureau pour continuer ma journée. C’était un moment de réflexion ouverte, proche de la détente.

À la suite de cette rencontre, j’avais les idées plus claires. J’étais plus motivé à accomplir les tâches du quotidien ainsi qu’à mener à bien les gros dossiers, car nous avions pris le temps de bien nous aligner, de réfléchir et de discuter librement, hors du cadre normal. Comme quoi il faut parfois briser le cadre pour mieux se recadrer !

Tempête d’idées dans un spa

À la suite de cette première réunion en plein air réussie, j’ai décidé d’oser et de pousser plus loin ce concept. J’avais décidé de prendre congé un vendredi après-midi pour aller me détendre au centre de santé. Le lundi suivant, une nouvelle ressource entrait en poste et nous n’étions pas prêts pour son intégration. J’ai donc décidé d’inviter Maxime au spa afin que nous puissions finaliser notre plan. 

Compliquée, une rencontre dans un bassin d’eau chaude ? Oui et non. L’être humain a tendance à se mettre des limites et à s’écraser devant ses peurs, ce qui l’empêche de faire des choses qu’il aimerait faire. Dans les bouillons, nous ne pouvons pas prendre de notes sur des feuilles de papier ni sur un portable. Oui, et après ?  Notre mémoire sera bien contente d’être sollicitée pour retenir l’essentiel. Qu’est-ce que les autres vont penser de nous?  Non, mais on s’en fout ! Quand on est bien dans notre peau, les commentaires des gens nous atteignent beaucoup moins.

Encore une fois, l’expérience fut enrichissante. Entre les jets, nous sommes allés encore plus loin dans nos idées que si nous étions restés coincés dans notre bureau.  Dans les remous, nous avons même eu le temps de remuer nos méninges sur plusieurs autres dossiers importants. Le plus intéressant est que nous avons eu le temps de parler de choses plus personnelles et de passer un moment de qualité ensemble. Apprendre à réellement connaître ses collaborateurs est une richesse pour son entreprise.

Voici le deuxième commentaire de Maxime :

Bravant la tempête qui s’était levée, je me suis rendu au spa. Nous avonsabordé divers sujets, la plupart d’entre eux débouchant sur encore plus de sujets. Cela nous importait peu, notre ordre du jour n’était pas coulé dans le béton. Qui plus est, la rencontre avait été planifiée de sorte qu’aucun rendez-vous ne pouvait couper notre fil. Nous sommes allés au fond des sujets, sincèrement, comme seules deux personnes presque nues peuvent le faire. Il n’y apas de place pour l’artifice lorsqu’on arbore un simple maillot!

De retour chez moi, ce soir-là, je me suis dit : «Ouais, ça, c’est une belle façon de terminer une semaine!» Soyons honnêtes : j’avais déjà le sentiment d’avoir commencé ma fin de semaine durant la rencontre elle-même!

Je ne vous partagerai pas les commentaires de tous les collaborateurs qui ont accepté de se prêter à mes folies. La majorité d’entre eux ne veut pas être nommée ou n’a pas le verbe aussi facile que Maxime.Par contre, ils en dressent tous le même bilan.S’ils trouvent mon idée un peu farfelue au départ,ils sautent ensuite à pieds joints dedans.Je suis convaincuqu’ils ne pourront bientôt plus supporter de tenir toutes leurs réunions assis en rond autour d’une table. 

Alors, la prochaine étape, c’est quoi? En kayak sur un lac?  En promenade sur la Lune?  Ne nous mettons pas de barrières et amusons–nous!