Mes cinq trucs pour gagner du temps

Parce que le temps, ce n’est pas juste de l’argent !

Je compte une cinquantaine d’employés sous ma responsabilité. Chaque semaine, je rencontre mes collaborateurs, seuls ou en groupes. La plupart de mes amis sont entrepreneurs ou occupent des postes-pivots dans leur organisation. Toutes ces personnes sont brillantes, intéressantes et hautement qualifiées. (Ce ne sont pas mes amis pour rien !)

Pourtant, malgré nos centres d’intérêt variés, nos discussions tournent toujours autour d’un sujet : le manque de temps pour tout faire au travail. Certaines conversations vont même plus loin : comment prendre plus de temps pour régler des problèmes de manque de temps. Cherchez l’erreur !

Pour ma part, je suis catégorique : je refuse que la solution à mon manque de temps soit… du temps! Le temps constitue une denrée trop rare pour que je le jette par les fenêtres de mon bureau.

Voici donc cinq trucs pour vous aider à gagner des minutes, des heures, voire des journées précieuses. Ce sont des idées simples, que l’on a tous tendance à oublier, justement parce qu’elles sont trop simples.

Je répète souvent ces conseils à mes proches collaborateurs et amis. Certains se paient ma gueule à force de m’entendre leur fredonner le même refrain. Mais moi, pendant qu’ils courent après leur queue, je suis sûrement en train de courir sur une plage paradisiaque, lire un livre, apprendre une nouvelle langue ou accomplir autre chose que j’aime, en dehors du boulot. Et alors là, je me paie leur gueule…

1- Gérez vos priorités

Je n’invente rien. Tous les experts le disent. Le problème de manque de temps est un problème de mauvaise planification du temps.

Dans mon bassin élargi de collaborateurs et d’amis, seulement un arrive à bien gérer son temps naturellement, sans effort et sans outils. D’ailleurs, je m’inclus moi-même dans la catégorie de ceux pour qui le sens de l’organisation n’est pas inné. Malheureusement, de nos jours, on n’apprend plus la rigueur, la structure et la méthodologie de travail à l’école. Il faut l’apprendre sur le tas, dans le feu de l’action de nos entreprises.

Aujourd’hui, j’y arrive en ciblant les tâches que je souhaite réaliser en priorité et en les ordonnant dans un outil de planification. De grâce, pour cela, oubliez votre agenda électronique! Il excelle pour vous rappeler votre réunion de 13 h, mais s’avère peu efficace pour vous rappeler ce que vous devez préparer pour cette réunion. Si vous êtes bordélique, cet outil ne va pas classer vos idées à votre place.

Pour ma part, j’utilise l’outil de gestion de projet en ligne Trello (http://www.trello.com). La version gratuite répondra à la majorité de vos besoins, j’en suis persuadé.

Le tableau de planification que je réalise sur Trello pourrait très bien être couché sur papier ou épinglé sur un babillard, si vous préférez conserver un rapport plus physique avec vos priorités. Peu importe le support que vous choisirez, gardez toujours votre tableau à proximité.

Tout d’abord, je crée six colonnes, que je place dans cet ordre, de gauche à droite :

• Mission, vision et valeurs (MVV) personnelles
• Choses à faire aujourd’hui
• Choses à faire cette semaine
• Choses à faire
• Idée à ne pas perdre
• Poubelle à idées

Dans la première colonne, j’inscris le ou les buts de ma vie (mission), comme si je décrivais ma raison d’être. Ensuite, dans cette même colonne, j’écris ce que je veux réaliser (vision). Faites attention de ne pas lister plus de cinq éléments. Avoir trop d’idées en tête vous détournera de celles qui comptent vraiment, comme « voyager » ou « posséder un chalet près d’un lac » dans mon cas. Pour terminer cette colonne, je note les valeurs qui guident ma vie. Par exemple : avoir du plaisir, travailler en équipe, toujours m’améliorer, etc. Encore là, ne dépassez pas cinq lignes.

Le contenu de cette colonne ne devrait pas changer. Elle vous aidera à garder le cap sur vos objectifs de vie. Trop de monde vit à la dérive, en suivant la vague, en se laissant balloter par le courant. Tenez les rames et choisissez votre destination, au lieu de vous échouer sur n’importe quelle rive !

Par la suite, dans la colonne « Choses à faire », écrivez… les choses que vous devez faire. Logique, non ? La liste peut être aussi longue que vous le désirez. Ensuite, chaque début de semaine, vous pourrez déplacer des éléments de cette colonne dans la colonne suivante (« Choses à faire cette semaine »). Pour ma part, je règle ce travail le dimanche ou le lundi matin tôt, avant même de me rendre au bureau. Je sais donc exactement ce qui m’attend quand j’ouvre mon ordinateur. Ensuite, chaque matin, glissez des éléments dans « Choses à faire aujourd’hui ». N’y empilez jamais plus de cinq tâches. Sinon, vous vous égarerez.

Commencez toujours votre journée en réalisant les « Choses à faire aujourd’hui ». Évitez les distractions qui vous feraient dévier de votre plan. Si vous n’avez pas fini toutes ces tâches à la fin de la journée, continuez jusqu’à ce qu’elles soient toutes biffées. Vous allez apprendre à connaitre vos limites, à vous discipliner et à inscrire des tâches que vous êtes en mesure d’accomplir. Si vous ne parvenez pas à vous acquitter d’une tâche et que vous la repoussez pendant plusieurs jours, voire plusieurs semaines, vous serez reconnu coupable de procrastination. Alors, déléguez-la ou oubliez-la !

La colonne « Idées à ne pas perdre » vous servira de fourre-tout pour les flashs que vous trouvez intéressants, mais que vous ne pouvez pas réaliser immédiatement. Au lieu de déclencher le feu en arrivant au bureau un matin pour concrétiser ce nouveau projet, notez-le et attendez une semaine. Souvent, les idées perdent de la fraicheur avec les jours. Vous éviterez donc d’imposer du stress ou de la pression à votre équipe de travail avec des idées moyennes. Les bonnes idées, celles qui conservent leur saveur après plusieurs jours dans l’armoire, pourront être exploitées quand vous aurez du temps.

Enfin, dans la « Poubelle à idées », vous pourrez jeter les idées vraiment périmées ou celles qui n’auront plus l’air aussi appétissantes qu’au début. Laissez-les tout de même mûrir dans cette colonne et retournez les voir une fois de temps en temps. Parfois, les moins bonnes idées d’hier deviennent les coups de génie de demain.

2- Fuyez les distractions

Qu’êtes-vous en train de faire actuellement? Ouais, lire mon blogue ! Si vous êtes assis sur votre divan, je vous encourage à continuer. Mais si vous êtes au bureau, n’êtes-vous pas en train de fuir vos tâches prioritaires ? Allez, vous me lirez ce soir…

Au travail, ne perdez pas votre temps sur le web. Ne laissez pas les sites de nouvelles, les blogues (même le mien !), les réseaux sociaux ou d’autres sites ouverts en permanence sur votre ordinateur. Un coup parti, désactivez également les notifications sur votre téléphone, afin de ne pas avoir à y jeter un œil à chaque ding.

Refusez les rencontres non planifiées. Fermez la porte de votre bureau ou portez des écouteurs. Cela vous empêchera de tendre l’oreille à ce qui se passe à gauche et à droite et empêchera aussi les gens de venir vous parler inutilement.

Rendez-vous indisponible pendant certaines plages horaires. Quand je me plains que je suis occupé, mon vieil ami me dit toujours : « Est-ce que tu sais où il y a le plus grand nombre de personnes indispensables dans le monde ? Dans les cimetières, mon grand ! Et la Terre tourne toujours ! » Le pire, c’est qu’il a raison ! Si on veut rendre nos collaborateurs imputables et autonomes, ils doivent avoir des occasions d’agir seuls et de prendre des décisions par eux-mêmes. Ces moments d’absence seront formateurs pour eux. En devenant meilleurs, vos employés vous feront gagner énormément de temps. Je vous suggère donc d’instaurer cette pratique graduellement, mais en continu.

3- Domptez votre boite de courriels

Si vous recevez 300 courriels soi-disant importants par jour, ce truc est pour vous !

Il y a quelques années, mon quotidien consistait à répondre et à écrire des courriels. Le logiciel Outlook s’affichait en permanence sur mon écran et, à vrai dire, il était rendu mon seul outil de travail. Ma journée de 8 h à 17 h n’étant pas assez longue pour gérer les torrents de messages et d’invitations à des réunions, je devais continuer le soir jusqu’à 22 h avant de me sortir la tête de l’eau! Une belle vie, vous allez me dire ! Combien d’entre vous se reconnaissent ?

Désabonnez-vous des bulletins électroniques que vous ne désirez pas recevoir. Prenez 30 secondes pour vous retirer de la liste des infolettres que vous ne lisez jamais. Oui, vous perdrez 30 petites secondes, mais vous gagnerez ensuite de longues minutes.

Passer d’un courriel à l’autre, même sans le lire, gobe de l’énergie mentale. Arrêtez donc de vous abonner à des bulletins pour rien, si vous savez pertinemment que vous n’aurez pas le temps de les lire. Il n’y a rien de plus décourageant, au réveil ou au retour du lunch, qu’ouvrir sa boite et constater que 100 nouveaux messages sont entrés. De grâce, faites le ménage !

Évitez le clavardage dans vos courriels. Si votre échange compte plus de deux réponses, le courriel n’est pas le bon mode de communication ou vous l’utilisez mal.

Un exemple : vous sollicitez par courriel l’avis d’un de vos collaborateurs sur le rapport XYZ. Il vous répond, en soulevant encore plus de questions. Vous savez que vous devrez lui répondre et que, peut-être encore une fois, d’autres questions surgiront. Prenez donc le bon vieux téléphone ou planifiez une rencontre.

Un autre exemple : vous désirez prendre rendez-vous avec un client. Vous envoyez un courriel en demandant : « Êtes-vous libre mardi prochain, à 11 h ? » Il vous répond que non et vous soumet une liste de dates. Vous répondez et la rencontre est planifiée. Trois courriels pour une simple demande.

Assurez-vous de mettre tous les paramètres dans votre premier message, afin qu’il soit le plus simple possible. Assurez-vous de répondre d’avance aux questions de votre interlocuteur, afin que le sujet se règle dans un minimum d’échanges. Pas dans une partie complète de ping-pong! La messagerie électronique n’est pas une plateforme de clavardage.

Évitez en outre d’aborder plus de deux sujets dans un même courriel. Votre destinataire perdra le fil et ne retiendra qu’un ou deux sujets, de toute façon. Si vous constatez que votre message compte dix paragraphes et plus de 1000 mots, publiez un livre à la place! Si vous avez besoin de clavarder, optez pour une plateforme de collaboration. Le réseau social d’entreprises Workplace, de Facebook, présente les mêmes fonctionnalités. Faites attention, toutefois, de ne pas avoir de distractions supplémentaires avec ce type d’outil.

Consultez vos courriels à une fréquence fixe. Je vous conseille de ne pas lire vos courriels plus d’une fois par heure. Si c’est possible (et ce l’est !), consultez votre boite deux fois le matin et deux fois l’après-midi. Pour y arriver sans trop de frictions, expliquez la situation et votre motivation dans un message de réponse automatique. C’est le truc le plus simple de ma liste, et pourtant, personne ne l’applique !

Le courriel est un mode de communication parmi tant d’autres. Il en existe un pour chaque besoin. Choisissez le bon ! Parfois, il est préférable de prendre le téléphone ou de rencontrer son destinataire en personne pour gagner de l’efficacité et du temps. Le courriel conviendra, par la suite, pour vous assurer que le message est bien compris et faire un suivi.

4- Lâchez votre téléphone

Comme pour les courriels, ne répondez pas au téléphone continuellement, en interrompant ce que vous êtes en train de faire. Planifiez des moments où vous êtes disponible pour répondre et d’autres où vous ne l’êtes pas. Aussi, écoutez les messages dans votre boite vocale à une fréquence fixe, quitte à enregistrer un message qui explique pourquoi vous ne décrochez pas.

Et vous savez quoi ? Même si vous ne répondez pas, personne n’en mourra !

5- Apprenez à dire non

Il y a trop de « Yes Man » dans les entreprises. Apprenez à dire non quand la tâche ne figure pas dans vos responsabilités ni dans vos qualifications ou que vous savez que vous n’aurez pas le temps de l’accomplir.

En revanche, si vous dites oui, accomplissez-la.

Rappelez-vous aussi d’éviter les singes! (Voir mon article précédent.)

Comme à la loterie, il n’y a pas de combinaison miracle pour gagner du temps. Mais des petits changements peuvent faire une grande différence. En réorganisant mes journées, en fonction de ces trucs, je suis devenu nettement plus performant.

Comme moi, vous pourrez maintenant prendre le temps dégagé pour faire ce dont vous avez envie. Promettez-moi que vous ne remplirez pas les nouveaux trous dans votre horaire avec du travail ! Allez jouer au golf, passez du temps avec votre famille ou profitez de cette liberté chèrement acquise pour réfléchir à votre avenir et à l’avenir de votre entreprise.

Si vous voulez me partager vos trucs pour gagner du temps, je suis toujours preneur. Écrivez-moi, mais faites ça court ! Je n’ai pas de temps à perdre.

Hugo Dubé

hugoencavale.ca